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Fallstudie · E-Commerce-Betrieb

Ein Bestellportal
für jede Marke und jeden Shop.

Ein individuelles CRM- und Bestellverwaltungsportal, das wir für GovBuddy entwickelt haben, ein US-Unternehmen mit mehreren Marken, das physische und digitale Produkte verkauft. Bestellungen aus allen Shops laufen an einer Stelle ein, und das Team erledigt von dort Steuern, Zahlungen, Abonnements, Buchhaltung und Berichte.

ShopifyWordPressEigene ShopsTaxJarQuickBooks
Marken mit einem Login betrieben
3
Marken mit einem Login betrieben
Shop-Plattformen, die eine Warteschlange speisen
3+
Shop-Plattformen, die eine Warteschlange speisen
angebundene Finanzsysteme (TaxJar, QuickBooks)
2
angebundene Finanzsysteme (TaxJar, QuickBooks)
Datensatz je Bestellung, egal wo sie aufgegeben wurde
1
Datensatz je Bestellung, egal wo sie aufgegeben wurde

Das Problem

Jede neue Marke und jeder neue Shop brachte eine weitere Stelle zum Nachsehen.

01

Bestellungen auf mehrere Admin-Bereiche verteilt

Jede Marke und jeder Shop hatte einen eigenen Admin-Bereich. Eine Bestellung zu finden oder den Gesamtumsatz zu sehen, hieß, mehrere Systeme zu prüfen.

02

Steuer und Buchhaltung von Hand erfasst

Umsatzsteuer und Buchungen wurden Shop für Shop manuell eingegeben, sodass derselbe Verkauf mehrfach getippt wurde.

03

Offline-Zahlungen außerhalb jedes Systems

Rechnungen, Schecks und Verlängerungen lagen in Postfächern und Tabellen, getrennt von den Bestellungen, zu denen sie gehörten.

Das eigentliche Produkt

Ansichten aus dem laufenden Portal.

Dies sind echte Bildschirmansichten. Kundennamen, E-Mail-Adressen, Anschriften und Transaktions-IDs sind unkenntlich gemacht.

Bestellliste im Portal mit Bestellnummern, Summen, Umsatzsteuer sowie Zahlungs- und Versandstatus

Bestellwarteschlange

Jede Bestellung aus jedem Shop landet hier, die neueste zuerst.

  • Zahlungs- und Versandstatus bei jeder Bestellung
  • Sammelversand, Rechnungen und Downloads
  • „Take Order“ für telefonische und manuelle Verkäufe

Der Weg einer Bestellung

Vom Checkout bis in die Buchhaltung, ohne erneutes Erfassen.

  1. Schritt 1

    Bestellung geht ein

    Aus jedem Shop oder vom Team über „Take Order“ erfasst.

  2. Schritt 2

    Kunde zugeordnet

    Automatisch mit dem vorhandenen Kundendatensatz und seinem Verlauf zusammengeführt.

  3. Schritt 3

    Steuer berechnet

    TaxJar-Steuersätze angewendet und synchronisiert.

  4. Schritt 4

    Zahlung erfasst

    Karte, Rechnung, Scheck oder eCheck, auch Teilzahlungen.

  5. Schritt 5

    Erfüllt

    Versendet oder bei digitalen Produkten Lizenzen ausgestellt.

  6. Schritt 6

    Buchhaltung aktualisiert

    Ohne erneutes Erfassen nach QuickBooks gebucht.

Was wir entwickelt haben

Zahlungen, Steuer, Abonnements und Berichte im selben System wie die Bestellungen.

Die folgenden Karten verwenden Beispielwerte, um die Funktionen zu zeigen. Es sind nicht die Daten des Kunden.

Jede Zahlart der Kunden

Karte, Rechnung, Scheck, eCheck und Offline-Zahlungen, mit Teilzahlungen, Erstattungen und Retouren an der Bestellung erfasst.

KarteRechnungScheckeCheckOffline
Nettosumme$207,52
Bezahlt · eCheck$150,00
Offener Betrag$57,52

Steuer und Buchhaltung, synchronisiert

TaxJar berechnet die Umsatzsteuer für jede Bestellung. Abgeschlossene Verkäufe werden nach QuickBooks gebucht, sodass das Buchhaltungsteam sie nicht mehr neu eintippen muss.

Zwischensumme Artikel$189,95
Steuer · Satz am Lieferort$17,57
TaxJar: SynchronisiertSatz angewendet
QuickBooks: GebuchtRechnung + Zahlung

Abonnements für digitale und physische Produkte

Das Portal verwaltet auch die Abonnements des Kunden: Tarife, Lizenzanzahl, Inhaber und Ablaufdaten, wobei Verlängerungen dem Kunden zugeordnet bleiben und nicht der Person, die den Verkauf gemacht hat.

TarifArtLizenzenLäuft abStatus
Directory Pro (jährlich)Digital5Sep. 2027AKTIV
Print Edition (Dauerauftrag)Physisch1Jan. 2027AKTIV
Individual PlanDigital1Nov. 2026VERLÄNGERUNG BALD

Öffentliche und private Notizen

Kundenbezogene Notizen werden auf Rechnungen gedruckt. Interne Notizen sind nur für das Team sichtbar.

Zahlung per eCheck erhalten. Vielen Dank.
Ansprechpartner für die Verlängerung geändert: vor der Rechnungsstellung bestätigen.

Kundenhistorie

Was jeder Kunde gekauft hat und wann er zuletzt bestellt hat, über alle Marken hinweg.

Bestellungen14
Letzte Bestellung32 Tage
Marken2 von 3
Gesamtumsatz$4.180

Dubletten werden automatisch oder von Hand zusammengeführt.

Individuelle Berichte

Umsatz je ProduktUmsatz je MarkeJe KundeKundenwertDatum der letzten BestellungZeitraumErhobene SteuerOffene Rechnungen

Alles protokolliert

Wer was wann geändert hat, auch bei Retouren und Erstattungen.

  1. 10:36 Bestellung aus dem Shop angelegt
  2. 10:36 TaxJar: Steuersatz synchronisiert
  3. 10:41 Zahlung erfasst · eCheck
  4. 11:02 Private Notiz hinzugefügt
  5. 14:18 Sendung als versendet markiert
Retouren und Erstattungen Rechnungen per E-Mail und Druck Angebote Sammelversand Organisationen und Benutzer

Was sich geändert hat

Was das Team nicht mehr von Hand erledigt.

In den Admin-Bereich jedes Shops einloggen, um eine Bestellung zu finden
Eine durchsuchbare Warteschlange für alle Marken
Steuer von Hand berechnet und eingegeben
TaxJar berechnet und synchronisiert die Steuer automatisch
Verkäufe im Buchhaltungssystem neu eintippen
Bestellungen werden nach QuickBooks gebucht
Schecks und Rechnungen per E-Mail verfolgt
Jede Zahlung, Teilzahlung und Erstattung an der Bestellung
Verlängerungen im Kopf der Person, die verkauft hat
Abonnements mit Lizenzen und Ablaufdaten
Berichte aus Tabellen zusammengesetzt
Individuelle Berichte nach Produkt, Kunde oder Marke

Weitere Arbeiten

Weitere Systeme, die wir umgesetzt haben.

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Der gleichzeitige Verkauf von Einzelstücken auf mehreren Kanälen führte dazu, dass Artikel doppelt verkauft wurden und Bestand verloren ging.

Wenn Ihre Bestellungen in mehreren Admin-Bereichen liegen, beginnen Sie hier.

In einem ersten Gespräch gehen wir mit Ihnen Ihre Kanäle, Zahlungen und Buchhaltung durch und skizzieren, wie ein gemeinsames Portal aussehen könnte. Wenn es passt, können Sie mit einer einwöchigen Testphase an realer Arbeit beginnen, zu Konditionen, die vor Beginn vereinbart werden.

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