KI-Sprachagent für Telefon und Bestellannahme
Anrufe werden auch im Mittagsgeschäft, außerhalb der Öffnungszeiten und dann beantwortet, wenn Ihr Team auf Einsätzen ist.
Der KI-Sprachagent nimmt Ihre Geschäftsnummer an und bearbeitet die Anrufe, die einem vorhersehbaren Muster folgen: Bestellungen, Buchungen, Öffnungszeiten, Preise, „Wo bleibt meine Bestellung?“. Das Ergebnis schickt er dorthin, wo Ihr Team ohnehin arbeitet. Alles Ungewöhnliche, Sensible oder Hitzige geht an einen Menschen, mit einer kurzen Zusammenfassung, damit der Anrufer nicht von vorn beginnen muss. Er ersetzt nicht die Menschen, die schwierige Anrufe führen. Er sorgt dafür, dass sie ihren Tag nicht mit den einfachen verbringen.
Was er leistet
- Nimmt eingehende Anrufe mit natürlich klingender Stimme an, auch nachts und am Wochenende
- Erfasst Bestellungen, liest sie zur Bestätigung vor und leitet sie an Ihr Kassensystem, Ihr Bestellsystem oder Ihr Postfach weiter
- Beantwortet Routinefragen anhand von Informationen, die Sie freigegeben haben: Öffnungszeiten, Preise, Verfügbarkeit, Bestellstatus
- Bucht, verschiebt und storniert Termine in Ihrem Kalender oder Buchungstool
- Stellt den Anruf durch oder vereinbart einen Rückruf, wenn ein Mensch gebraucht wird, mit schriftlicher Zusammenfassung
- Schickt Anrufern nach einem verpassten oder abgebrochenen Anruf eine SMS, wenn Sie das aktivieren möchten
Wo er passt
Was Sie beitragen
Was wir für die Einrichtung von Ihnen brauchen
Das meiste davon gibt es in Ihrem Unternehmen bereits irgendwo. Ist es verstreut oder fehlt es, helfen wir Ihnen in der Discovery-Phase, es zusammenzutragen.
Eine Telefonnummer, die an den Agenten weitergeleitet wird (oder eine neue Nummer, die wir für Sie einrichten)
Ihre Speisekarte oder Leistungen, Preise, Öffnungszeiten und die Fragen, die Anrufer am häufigsten stellen
Wohin Bestellungen und Buchungen gelangen sollen: Kassensystem, Buchungssystem, E-Mail oder Team-Chat
Ihre Übergaberegeln: welche Anrufe an einen Menschen gehen, wer sie übernimmt und wann
Wie wir ihn bauen
Discovery
Wir sehen uns an, wie die Arbeit heute erledigt wird, welche Systeme daran beteiligt sind und wo ein Mensch beteiligt bleiben muss. Sie erhalten einen schriftlichen Umfang und einen Festpreis.
Aufbau und Anbindung
Wir bauen den Agenten, binden ihn an Ihre Tools und Daten an, legen seine Grenzen und Übergaberegeln fest und testen ihn mit echten Beispielen aus Ihrem Unternehmen.
Start
Er geht zunächst mit Ihrem häufigsten Fall live. Wir sehen uns gemeinsam mit Ihnen echte Gespräche und Ergebnisse an und passen nach.
Verbesserung
Wir überwachen ihn, schließen Lücken und ergänzen weitere Anwendungsfälle, sobald der erste nachweislich funktioniert.
FAQ
KI-Sprachagent: häufige Fragen
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Sie sollten es merken, und wir richten es so ein. Der Agent stellt sich zu Beginn des Gesprächs als automatisierter Assistent vor. In der EU ist das inzwischen eine rechtliche Pflicht für KI-Systeme, die direkt mit Menschen sprechen (Artikel 50 der KI-Verordnung, anwendbar ab dem 2. August 2026), und überall verhindert es, dass sich ein Anrufer später getäuscht fühlt. Die Stimme klingt natürlich und reagiert schnell, sodass die meisten Anrufer einfach mit ihrer Bestellung oder Buchung weitermachen.
Kann er echte Bestellungen und Zahlungen annehmen?
Er kann eine vollständige Bestellung aufnehmen, sie dem Anrufer vorlesen und an Ihr Kassensystem, Ihr Bestellsystem oder Ihr Team senden. Für die Zahlung schicken wir dem Anrufer in der Regel einen sicheren Zahlungslink per SMS oder überlassen die Zahlung Ihrem bestehenden Ablauf, statt Kartennummern auf einer aufgezeichneten Leitung vorlesen zu lassen. Den genauen Ablauf stimmen wir mit Ihnen ab, bevor etwas live geht.
Was passiert bei komplexen oder aufgebrachten Anrufern?
Sie legen die Auslöser fest: eine Beschwerde, eine Erstattungsanfrage, eine medizinische Frage, ein Anrufer, der nach einem Menschen verlangt, oder alles, bei dem sich der Agent nicht sicher ist. Tritt einer davon auf, stellt er den Anruf durch oder vereinbart einen Rückruf und gibt eine Zusammenfassung des Gesagten weiter. Ihre Mitarbeitenden führen das Gespräch; der Agent sorgt dafür, dass es bei der richtigen Person ankommt.
Was kann er nicht?
Er trifft keine Ermessensentscheidungen, die Sie nicht vorab festgelegt haben, nennt keine Preise oder Regeln, die ihm nicht vorliegen, und bearbeitet keine Anrufe, bei denen ein Fehler teuer wäre, etwa medizinische Auskünfte, Streitfälle oder Rechtsfragen. Er ist auch nicht für Kaltakquise per Telefon gedacht. In den USA behandelt die FCC KI-generierte Stimmen nach dem TCPA als „künstlich“, was in der Regel bedeutet, dass vor ihrem Einsatz für Marketinganrufe eine vorherige schriftliche Einwilligung nötig ist. Der Agent ist für eingehende Anrufe und Nachfassaktionen ausgelegt, die Ihre Anrufer erwarten.
Zeichnen Sie Anrufe auf?
In der Regel ja, denn Aufzeichnungen und Transkripte sind die Grundlage, um die Arbeit des Agenten zu prüfen und zu verbessern. Die Regeln zur Aufzeichnung unterscheiden sich je nach Land und in den USA je nach Bundesstaat. Kalifornien verlangt zum Beispiel die Einwilligung aller Beteiligten, um ein vertrauliches Gespräch aufzuzeichnen. In Deutschland, Österreich und der Schweiz gelten zusätzlich DSGVO bzw. nationale Vorgaben. Wir stimmen Begrüßung und Hinweis auf den Standort Ihrer Anrufer und Ihren eigenen ab, Sie bestimmen, wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden, und Ihr eigener Berater sollte den Wortlaut freigeben.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Ein fokussierter Sprachagent für Ihre häufigsten Anrufarten ist in der Regel innerhalb von etwa zwei Wochen live. Wir beginnen dort, hören gemeinsam mit Ihnen echte Anrufe an, beheben, was nötig ist, und ergänzen dann weitere Anrufarten.
Weitere KI-Agenten
Ist „KI-Sprachagent“ das Richtige für Sie?
Sagen Sie uns, was er übernehmen soll. Wir legen den Umfang fest, nennen Ihnen einen Festpreis und einen realistischen Zeitplan und sagen Ihnen, wenn sich der Bau nicht lohnt. Oder machen Sie zuerst den 2-Minuten-Test mit dem AI Agent Finder.