Étude de cas · Opérations e-commerce
Un portail CRM et de gestion de commandes sur mesure que nous avons développé pour GovBuddy, une entreprise américaine multimarque qui vend des produits physiques et numériques. Les commandes de chaque boutique arrivent au même endroit, et l’équipe y gère la fiscalité, les paiements, les abonnements, la comptabilité et le reporting.
Le problème
Chaque marque et chaque boutique avait sa propre interface d’administration. Retrouver une commande ou voir le total des ventes obligeait à consulter plusieurs systèmes.
La taxe de vente et les écritures comptables étaient saisies manuellement, boutique par boutique, si bien qu’une même vente était tapée plusieurs fois.
Les factures, les chèques et les renouvellements vivaient dans des boîtes mail et des tableurs, loin des commandes auxquelles ils se rapportaient.
Le produit réel
Ce sont de vrais écrans. Les noms de clients, adresses e-mail, adresses postales et identifiants de transaction sont floutés.
Chaque commande de chaque boutique arrive ici, les plus récentes en premier.
Un seul identifiant couvre toutes les marques, et l’équipe passe de l’une à l’autre depuis la barre latérale.
L’en-tête de la commande indique d’où elle vient et si sa taxe a été synchronisée.
Les abonnements figurent sur la commande, à côté des notes et d’un détail à jour de ce qui reste dû.
Un historique complet des sommes reçues et des marchandises expédiées, avec les retours et remboursements en dessous.
Le parcours d’une commande
Étape 1
De n’importe quelle boutique, ou saisie par l’équipe avec « Take Order ».
Étape 2
Fusionné automatiquement avec la fiche et l’historique du client existant.
Étape 3
Taux TaxJar appliqués et synchronisés.
Étape 4
Carte, facture, chèque ou eCheck, y compris les paiements partiels.
Étape 5
Expédiée, ou licences délivrées pour les produits numériques.
Étape 6
Transmise à QuickBooks sans ressaisie.
Ce que nous avons construit
Les cartes ci-dessous utilisent des chiffres d’exemple pour montrer le fonctionnement de chaque fonctionnalité ; ce ne sont pas les données du client.
Carte, facture, chèque, eCheck et paiements hors ligne, avec paiements partiels, remboursements et retours suivis sur la commande.
TaxJar calcule la taxe de vente de chaque commande. Les ventes finalisées sont transmises à QuickBooks, et l’équipe comptable n’a plus à les ressaisir.
Le portail gère aussi les abonnements du client : formules, nombre de licences, titulaires et dates d’expiration, les renouvellements étant rattachés au client et non à la personne qui a réalisé la vente.
| Formule | Type | Licences | Expire | Statut |
|---|---|---|---|---|
| Directory Pro (annuel) | Numérique | 5 | sept. 2027 | ACTIF |
| Print Edition (commande permanente) | Physique | 1 | janv. 2027 | ACTIF |
| Individual Plan | Numérique | 1 | nov. 2026 | RENOUVELLEMENT PROCHE |
Les notes destinées au client s’impriment sur les factures. Les notes internes restent visibles uniquement par l’équipe.
Ce que chaque client a acheté et la date de sa dernière commande, toutes marques confondues.
Doublons fusionnés automatiquement ou à la main.
Qui a modifié quoi, et quand, y compris les retours et remboursements.
Ce qui a changé
Autres réalisations
Services financiers
Le rapprochement reposait sur des tableurs et des contrôles manuels. C’était lent, les erreurs étaient faciles et le travail était difficile à auditer après coup.
Santé
Une pharmacie devait recevoir des ordonnances en ligne sans affaiblir la séparation des données des patients ni l’audit des actions.
E-commerce
Vendre des articles uniques sur plusieurs canaux à la fois entraînait des articles vendus deux fois et des stocks introuvables.
Lors d’un premier échange, nous passerons en revue avec vous vos canaux, vos paiements et votre comptabilité, et esquisserons à quoi pourrait ressembler un portail unique. Si cela s’y prête, vous pouvez commencer par un essai d’une semaine sur un travail réel, à des conditions convenues avant son démarrage.